Apporter à tous un service public de qualité

La Direction Comptable et Financière est composée de :

• 1 Directeur Comptable et Financier en complément de ses fonctions de DCF à la CPAM de l'Indre et Loire
• 1 Fondé de pouvoir
• 2 Comptables

LES MISSIONS DU SERVICE

Les missions essentielles de l’activité comptable et financière sont tournées vers la sécurisation du fonctionnement interne de l’organisme et la maîtrise des flux financiers. Pour ce faire ses missions principales sont :

• la tenue de la comptabilité et l’établissement des comptes annuels en vue de leurs certifications par un Commissaires aux Comptes ;
• la gestion de la trésorerie et la maîtrise des flux financiers ;
• le contrôle et la maîtrise des risques.

Ses autres missions transversales sont :

• la comptabilité analytique ;
• l’élaboration et le contrôle budgétaire en collaboration avec le service Budget ;
• la gestion des indicateurs d’activités CESNET.

Le service Qualité est composé de :

• 1 Responsable Qualité également responsable qualité au laboratoire médical,
• 1 agent administratif,
• 1 Conseiller qualité, également DPO auprès du directeur.

LES MISSIONS DU SERVICE

Contribuer à l’amélioration continue de la qualité de nos prestations en plaçant l’approche processus au service des missions stratégiques de l’UC-IRSA, ceci dans le but de garantir la satisfaction des attentes implicites et explicites de nos clients. Pour ce faire et avec le concourt de notre service, la démarche qualité prévoit :

A l’échelle institutionnelle :

• la surveillance et l’optimisation des processus de notre organisme.

Sur l’ensemble des CES, notamment au travers des Groupes Qualité :

• Une veille documentaire rigoureuse destinée à mettre à disposition des utilisateurs une base documentaire de travail actualisée, en adéquation avec leurs besoins ;
• La mise en place, l’analyse et le suivi d’indicateurs ;
• Le recueil et la prise en compte des dysfonctionnements ou réclamations émanant des différents clients (internes ou externes) ;
• Le suivi et l’analyse de l’efficacité des différentes actions d’amélioration mises en place.

Administrer, maintenir et développer l’outil Intraqual concernant :

• La partie Gestion Electronique de Documents (GED), qui nous garantit une maitrise documentaire conforme et efficace.
• La partie « workflows » (Fiches d’Amélioration Qualité, FAQ et Actions d’Amélioration Continue, AAC) qui formalise les traitements à réaliser, les étapes de validation, les délais à respecter, le cheminement à suivre et les acteurs concernés pour accomplir les tâches définies.

LES CHIFFRES CLÉS

• 11 groupes Qualité actifs.
• 74 Demandes de Travaux (DDT) et 58 mails à supportged@uc-irsa.fr traitées.
• Gestion électronique des documents (GED) dans Intraqual et nettoyage de la base documentaire :
  Septembre 2022 : environ 1400 documents (70% hors laboratoire / 30% laboratoire).
  - 60% des documents hors labo avaient des dates de rédaction comprises entre 2003 et 2017.
  Janvier 2024 : concernant les documents hors laboratoire (les autres étant revus régulièrement dans le cadre de l’accréditation du laboratoire):
  - 214 documents rendus non visibles
  - 80 documents révisés
  - 59 documents créés

LES TEMPS FORTS DU SERVICE

L’un des temps fort de cette année concernant les missions de notre service est la re-cartographie globale des processus de notre organisme avec l’appui de la Direction. Cette dernière validée au premier semestre 2023 il nous a fallu ensuite l’incrémenter dans Intraqual et reclasser l’ensemble de notre documentation d’ores et déjà existante en lien avec les différents processus identifiés. Nous avons bénéficié du temps pré-fermeture estivale pour paramétrer l’ensemble du logiciel en ce sens.

En conséquences de nouveaux Workflows pour les Fiches d’Amélioration Qualité (FAQ) et les Actions d’Amélioration Continue (AAC) ont été créé afin d’être en adéquation avec la nouvelle cartographie de processus. En effet, chaque non-conformité est tracée par l’ouverture d’une FAQ et rattachée à un de nos processus institutionnels. Il en est de même pour les AAC.

Une mise à jour majeure d’Intraqual a eu lieu courant Novembre 2023 dans le but de mettre à niveau les différents outils du logiciel.

Le service Qualité participe également activement à la démarche d’accréditation du laboratoire médicale au travers l’administration du logiciel Intraqual, tant sur le plan de la gestion documentaire que sur la gestion des différents Workflows (FAQ, AAC) mais également par le pilotage de certains de ses processus notamment celui en lien avec le Suivi du Système Qualité ou encore la Gestion Documentaire.

Cette année fût marquée par l’accréditation du laboratoire sur la version 2022 de la norme ISO 15189 sans aucun constat d’écart ni point à surveiller, ce qui témoigne d’un haut niveau de maturité du Système de Management de la Qualité qui lui est propre et du haut niveau de compétence de l’équipe.

Les nouveautés en 2023

• Le service Qualité a créé les Quali’news, outil de communication Qualité mis à disposition des collaborateurs sur la page dédiée au Management Qualité sur l’Intranet.
  Ces notes d’information, au format court et didactique, ont pour vocation d’informer et de sensibiliser l’ensemble du personnel à des notions de Qualité ou encore de mettre en avant des évènements, des résultats, des avancées… au niveau du management Qualité institutionnel, laboratoire y compris.
• L’année 2023 s’est terminée avec le départ en décembre d’un Conseiller Qualité.

Le service Ingénierie Promotion et Accès à l’EPS a pour mission d’organiser les actions relevant du marketing de l’offre de services EPS auprès de nos publics prioritaires et de structurer les processus de relation Clients appelés à évoluer pour s’aligner sur les orientations de l’Assurance Maladie. Il intervient donc en appui du réseau, et fédère les acteurs locaux (Chargés de Conseil et Développement, cadres administratifs et Médecins Responsables des CES) autour des sujets communs visant la performance des dispositifs de promotion et l’efficacité de l’accès à l’EPS, pour l’inclusion des publics dans l’offre de l’EPS.

Ses principales missions :

• Identifier, structurer, organiser et suivre les actions de développement à mener afin de faire connaître les offres de prévention auprès des différents publics, y compris à travers les partenariats,
• Piloter et évaluer les projets et actions de promotion de l’EPS auprès des publics : campagnes d’invitations, parcours « Client », ingénierie partenariale, etc.
• Rénover et harmoniser les processus d’inscription et de gestion des rendez-vous à l’EPS jusqu’à l’arrivée du consultant,
• Suivre les indicateurs de recrutement des consultants et de la gestion de la relation clients et évaluer des actions.

LES TEMPS FORTS DU SERVICE

• Animation et pilotage des groupes de travail en réseau (TER) autour des sujets du recrutement des consultants, de leur accueil au sein des CES, de la planification de l’activité EPS et de gestion des rendez-vous,
• Maitrise d’ouvrage OSIRIS : Gestion des Campagnes d’invitation à l’EPS (nouvelle requête nationale) / Gestion des Inscriptions / Agenda (gestion des RDV) / Inscription et de rendez-vous en ligne,
• Mise en place du processus d’identito-vigilance, construction des outils et déploiement de ACCES pour le contrôle de l’INS (Identifiant National de Santé) et le versement dans le DMP de Mon espace Santé,
• Travail sur le process d’accueil, uniformisation des horaires d’accueil téléphoniques des CES et mise en place des groupements de téléphonie,
• Construction avec les CES et le service RH des fiches HTA (Horaires-Temps-Activité),
• Déploiement, formation et accompagnement à l’outil OSIRIS (Inscription et Agenda) en binôme avec le service informatique,
• Mise à jour des process d’inscription et de gestion des rendez-vous,
• Gestion des Invitations à l’EPS :
  o Démarrage du nouveau marché de routage avec notre prestataire DOCONE
  o Modification du modèle d’invitation avec la mise en place de l’outil APPIC
  o Maintenance de l’outil et gestion des campagnes ad ’hoc,
• Séminaire des Chargés de conseil et développement,
• Validation et gestion administrative des conventions partenaires,
• Etude et lancement du nettoyage de la base partenaires sur GAIA,
• Contribution aux groupes de travail CNAM et Cetaf sur la stratégie de recrutement à l’EPS, le partenariat, l’évolution de notre système d’information (dont SAGES 2) et les indicateurs de pilotage.

Les missions relatives aux achats :

• Concevoir et conduire la politique Achats,
• Elaborer et proposer unprogramme d’achats pluriannuelà la direction,
• Gèrer les contrats fournisseurs,
• Conduire les procédures Achats en lien avec les prescripteurs de l’expression des besoins à la notification des marchés.

Les missions relatives à la gestion du patrimoine :

• Concevoir et conduire les opérations de travaux (construction, réhabilitation, rénovation, aménagement),
• Préparer, suivre le plan immobilier pluriannuel et conduire les actions d’acquisition, de cession ou de location correspondantes,
• Assurer la gestion des contrats d’assurances dommages ouvrages,
• Assurer la gestion des baux et gèrer les relations avec les bailleurs et les locataires.

La sécurité des biens et des personnes :

• Organiser la sécurité des biens et des personnes,
• Organiser la sensibilisation et la formation du personnel en collaboration avec le service RH pour la partie sécurité,
• Assurer une veille règlementaire sur les normes de sécurité et accessibilité liées aux bâtiments.

L’engagement dans la démarche environnementale :

• Structurer, mettre en œuvre et suivre la démarche environnementale,
• Coordonner des actions et superviser des indicateurs,
• Mettre en œuvre et suivre le plan de sobriété.

Le service ressources humaines assure la mise en œuvre de la politique de ressources humaines de l’UC-IRSA. A ce titre, le service RH est organisé par pôles de compétences :

• Le pôle Gestion Administrative du Personnel (GAP)
• Le pôle Gestion des Emplois et des Compétences (GEC)
• Le pôle Relations Sociales (RS)

L’équipe est composée de :

• 1 Responsable Administration RH (GAP)
• 1 Responsable Développement RH (GEC)
• 1 Responsable des Relations Sociales (RS)
• 1 Chargée Administration RH (GAP)
• 1 Chargée Développement RH (GEC)
• 2 Assistantes RH (GEC/GAP)

Pôle Gestion Administrative du Personnel (GAP)

Piloté par Martine MONMOUSSEAU ORHON, Responsable Administration RH, le pôle GAP a pour mission d’appliquer la politique et la stratégie en matière de ressources humaines sur la partie administrative du personnel.

Pôle Gestion des Emplois et des Compétences (GEC)

Piloté par Aurélie LOTTIN, Responsable Développement RH, le pôle GEC a pour mission d’assurer le développement et la pérennité de l’entreprise sur les plans stratégiques et opérationnels.

Pôle Relations Sociales (RS)

Piloté par Céline BITEUR, Responsable des Relations Sociales, le pôle Relations sociales a pour mission de représenter l’entreprise dans tous les échanges et toutes les négociations avec les partenaires sociaux ainsi qu’avec les différentes instances représentatives du personnel.

LES TEMPS FORTS DU SERVICE

Pôle Gestion Administration du Personnel (GAP)

Mise en place du Coffre-fort numérique :

• Depuis le 1er mai 2023, dans la continuité d’une démarche environnementale, les bulletins de salaire sont dématérialisés par la mise en place d’un coffre-fort numérique (CFN). Un coffre-fort numérique est une solution digitale de haute sécurité qui permet de gérer en toute autonomie la dématérialisation de l’envoi de documents. Il héberge et archive les documents à vie. Le bulletin de paie est dorénavant déposé dans ce coffre-fort par l’employeur qui est le reflet exact de son équivalent papier et possède la même valeur légale.

Le Montant Net Social :

• Le montant net social est le revenu net après déduction de l’ensemble des prélèvements sociaux obligatoires et constitue à ce titre une référence commune à tous les salariés quel que soit leur statut, leur branche ou leur entreprise. L’affichage de ce montant sur les bulletins de paie dès juillet 2023 simplifie les démarches des allocataires qui n’auront plus aucun calcul à effectuer. Il leur suffit de déclarer le cumul des montants net sociaux qui leur auront été transmis.

Nouveautés liées à l'aménagement du temps de travail :

• Mise en place du covoiturage
• Mise en place de la fiche HTA (Horaires/Temps/Activité) pour la planification des activités EPS
• Généralisation des badgeages aux professionnels de santé à compter du 1er septembre 2023.

Nouvelle valeur du point au 1er juillet 2023 : 7,60939€

Dématérialisation des Titres restaurants par la mise en place de la carte à compter du 1er février 2023 et changement de la valeur des titres.

Pôle Gestion des Emplois et des Compétences (GEC)

• Intégration : janvier 2023 - Lancement du « guide des premiers jours » pour les nouveaux arrivants.
• Recrutement : 20 recrutements 11 CDI et 9 CDD dont 7 médecins
• Formation : Accompagnement des transformations managériales :
  - Detection de Potentiel Managerial (DPM)
  - Juillet 2023 : Piloter le changement dans les CES
  - Juin à septembre 2023 : Conduite d’entretien annuel d’évaluation
  - Septembre 2023 : Séminaire de culture managériale pour les responsables du siège.

Pôle Gestion Relations Sociales (RS)

Négociation d’un Protocole d’Accord relatif à la prorogation des mandats des représentants élus du personnel au CSE.

Prévenir les Violences Sexuelles et Sexistes (VSS) au travail :

• Référente contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes désignée par l’entreprise et représentante de la Direction.
• Prévention des VSS : Campagne de communication nationale.
• Mise ne place d’un dispositif de signalement et de traitement des VSS à l’IRSA (procédure + fiche de signalement).
• Un webinaire de sensibilisation des VSS à l’attention des managers a eu lieu le 27 juin 2023.
• Mise à jour du règlement intérieur en termes de VSS.

Missions nationales

• Participation à l’évolution d’ALIFORM2 (Application Locale Informatique de la Gestion de la FORMation professionnelle).
• Participation à l’évolution d’ALINEA2 (Application Locale INformatique Evaluation Agents).
• Participation au groupe de travail CNAM sur le dictionnaire national des compétences.

Continuellement en contact avec les services administratifs du siège social et l’ensemble des centres de l’institut, l’équipe communication, composée d’une responsable de service, de deux chargées de communication et d’une assistante s’appliquent à développer l'image de l'organisme au grès d'une stratégie de communication établie en accord avec la gouvernance.

Le service dispose d'une panoplie d'activités, allant de la conception graphique à l’événementiel, en passant par le développement web, l'édition, les relations médias, etc. Au delà de sa mission globale de définition et de mise en place d'une stratégie de communication, l’équipe valorise les événements et les projets de la structure, tout en développant la communication interne. Elle s’attache à renforcer chez les agents une culture d'entreprise et un sentiment d’appartenance, en les plaçant au cœur de l'actualité, et ce, grâce à l’animation d’un réseau de correspondants sur l’ensemble du territoire.

Son action d'interface entre l’organisme et le monde extérieur place le service communication au centre des enjeux de l’institut. Rattachées au directeur, les communicantes sont associées aux réflexions, projets engagés et perspectives à venir. L’équipe peut ainsi jouer pleinement un rôle de conseil et d'accompagnement auprès de la direction générale dans le cadre de sa mission mais aussi en cas de crise.

LES TEMPS FORTS DU SERVICE

Tout au long de l’exercice 2023, l’équipe communication s’est concentrée à imaginer, construire et piloter une politique de communication dédiée à accompagner aux changements. Année synonyme d’évolutions, de nouveautés et d’expérimentations tant dans les activités, que les outils, ou la vie de l’organisme ; les 4 communicantes du service se sont appliquées à valoriser les actions des équipes, enrichir l’éventail des outils et canaux de communication tout en veillant à donner du sens et ramener chaque nouveau projet à la stratégie d’entreprise.

Les actions misent en lumière par l’équipe sont :

• Enrichissement des campagnes Instagram dédiées aux jeunes femmes de 25 ans : @Jai25AnsEt.
• Conception d’une gamme d’outils consacrés à promouvoir l’expérimentation de la téléconsultation accompagnée.
• Déploiement de spots vidéo relayés sur l’ensemble des écrans d'accueils des centres,.
• Lancement de la première édition défi vélo auprès de tous les agents de l’organisme.
• Ouverture d’une page "actulités", 1 an après la mise en ligne du nouveau site internet.